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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.15.2

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 36 : - Título: Envio de e-mails pelo Sistema

Quer ver um passo a passo na prática deste tópico de ajuda? Clique aqui

Observações Iniciais

  • É importante que fique claro que apções para envio de e-mails, disponíveis no GFIL, não têm a pretensão de substituir o seu programa de e-mails. O objetivo é oferecer uma opção de envio rápido de e-mails específicos (relatórios, arquivos de notas eletrônicas, etc.) utilizando dados já previamente registrados no GFIL.
    Portanto, o GFIL fará tão somente o envio do e-mail, sem fazer nenhum outro controle de e-mails enviados e/ou recebidos;

  • Para utilização dessa opção de enviar de e-mails pelo sistema GFIL você precisa ter uma conta de e-mails que permita enviar mensagens por SMTP.
    Obs.: a maioria dos servidores têm um limite de envio de e-mails por hora ou dia. Contate o servidor de seu e-mail e veja se tem essa regra para evitar problemas nos envios, principalmente nos envios em massa nas telas de clientes e fornecedores.
    Se for o caso converse com seu TI que ele saberá lhe orientar;

  • O envio de e-mails pelo sistema GFIL pode ser feito a partir de várias telas e várias opções. O cadastro e configuração das informações necessárias para esses envios de forma automática também são feitos em mais de uma tela do sistema.
    Por esses motivos acima este tópico de ajuda será um pouco diferente. Faremos um detalhamento com orientações de 3 telas, quais sejam: cadastro/configuração de SMTPs, cadastro/configuração de textos padrão e módulo de envio de e-mail em massa para cliente e fornecedores.



Muito bem, vamos às explicações de cada uma dessa telas.

  1. Configuração de SMTPs

    • Menu de acesso: tela principal, menu "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configuração de SMTPs". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;

    • Descrição: nessa tela você deve fazer o cadastro dos e-mails e a respectiva configuração do SMTP dos endereços que serão utilizados pelo sistema para enviar seus e-mails.
      Apesar de requerer um conhecimento um pouco mais técnico, os campos dessa tela são todos autoexplicativos. Você precisa contactar o responsável pelo seu servidor de e-mails, o qual lhe fornecerá os dados como porta, host, etc.

      Campos especiais:
      - Grupo de campos "Utilizar este e-mail nos envios de:" quando você iniciar o envio de um email que seja assunto específico de algum dos módulos desse grupo, o sistema utilizará o SMTP desta tela que estiver atrelado àquele assunto;
      - Pedir confirmação de leitura ao destinatário: autoexplicativo;
      - Enviar uma cópia para mim (remetente): O GFIL enviará uma cópia do e-mail para a sua caixa postal;
      - Abrir tela de envio (não envia automaticamente) quando o sistema iniciar o envio de um email cujo SMTP estiver com esta opção habilitada, ao invés de enviar o email automaticamente, abrir-se-á uma tela para você confirmar o envio. Nessa tela será possível fazer alterações, como, por exemplo, incluir anexos, incluir emails para receberem cópias, entre outras.


      Abaixo colocamos dois exemplos de configuração, as quais foram testadas em laboratório e o envio do e-mail aconteceu corretamente. Contudo, esses dois exemplos (Gmail e Hotmail) são apenas exemplos. Não são informações do sistema GFIL e podem inclusive sofrer alterações de tempos em tempos, pois os servidores de e-mail podem mudar seus serviços de SMTP.

      Vamos aos exemplos de configuração:
      Servidor Gmail
      - Host: smtp.gmail.com
      - Porta: 465
      - Time out: normalmente 0
      - TLS: Não
      - SSL: Sim
      Obs.: no caso do Gmail também precisa fazer uma configuração especial em sua conta neste endereço https://support.google.com/mail/answer/13273
      Ainda no caso do Gmail, lá nas configurações da sua conta no site Gmail, precisa localizar uma opção parecida com "Permitir que aplicativos menos seguros acessem sua conta" e ativar essa opção.

      Servidor Hotmail
      - Host: smtp.live.com
      - Porta: 587
      - Time out: normalmente 0
      - TLS: Sim
      - SSL: Não


  2. Configuração de Textos Padrão

    • Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configurar Textos Padrão". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;

    • Descrição: nessa tela você vai cadastrar textos padrão que depois serão utilizados pelo GFIL para enviar e-mails. Dependendo da tela que você for enviar o e-mail, será possível ainda editar o texto antes de enviar. Porém, em alguns casos, o GFIL vai fazer o envio automaticamente, sem opção para edição do texto. É o caso dos módulos de notas eletrônicas. Quando você for enviar um e-mail de nota fiscal, o GFIL vai utilizar o texto desta tela que estiver com a opção "Usar este texto para envios de docs. eletrônicos" marcada.
      No campo da mensagem (corpo do e-mail), você pode colocar "texto puro" e também incluir tags HTML. Faça uma busca rápida na internet e vai ter muita informação sobre o que são e quais são as tags HTML. Um exemplo: se você incluir este texto "
      " (sem as aspas), quando o e-mail for enviado, esse texto não será incluído no e-mail, mas fará com que o resto do texto pule uma linha.
      Outra opção bem interessante que você tem nessa formatação de textos, é a utilização de variáveis que depois serão substituídas por dados do sistema. A lista de variável é fixa e estabelecida pelo sistema e deve ser sempre precedida do caractere # (jogo da velha) e o nome deve ser sempre em maiúsculo. Por exemplo, temos a variável #NOMEDEST. Se, no texto do e-mail tiver essa variável, ao enviar o e-mail, o GFIL substituirá esse texto "#NOMEDEST" pelo nome do destinatário do e-mail.
      Para ver todas as variáveis disponíveis, clique no botão "Variáveis" dessa tela;


  3. Envio de e-mail em massa

    • Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Enviar E-mails a Clientes". Essa tela também pode ser acionada pelo menu "Opções -> Enviar e-mail" na tela de cadastro de clientes e fornecedores;

    • Descrição: nessa tela você pode enviar e-mails com um texto previamente cadastrado na tela de textos padrão ou ainda enviar um texto que você digita na hora de enviar o e-mail, nessa tela.
      Você pode enviar a mensagem para um cliente/fornecedor ou vários (clientes inadimplentes, aniversariantes do dia, de uma determinada classe, etc.). Basta selecionar os destinatários que desejar enviar. O sistema também oferece a opção de enviar uma cópia para o endereço financeiro e/ou comercial do cliente/fornecedor.
      O texto do e-mail segue as mesmas regras do cadastro de textos prontos acima detalhado, ou seja, você pode incluir tags HTML e também as variáveis fixas.
      Obs.: nessa tela também é possível você gerar um arquivo .txt com os e-mails dos seus clientes. Para isso acione o menu "Opções" dessa tela.



Observação

  • Ao enviar um XML ou Danfe pelas telas de documentos fiscais, se você quer que seja aberta a tela de confirmação de envio antes de enviar o email para que seja possível alterar o email para o qual está enviado, incluir outros email ou alterar o texto padrão, é preciso que duas condições estejam atendidas na tela de configuração de SMTP, sub aba "Dados", na conta de email selecionada para esta finalidade: 1 - a conta de email precisa estar com a opção "Documentos eletrônicos" marcada no grupo de campos "Utilizar este email nos envios de", e 2 - a opção "Abrir tela de envio" precisa estar marcada nesta mesma sub aba.

    Veja também



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