Tópico Nº: 193 : - Título: Armazenamento de Documentos no Banco de Dados

Este módulo oferece a opção para você guardar arquivos de documentos no banco de dados do GFIL, para depois visualizá-los em tela, imprimir ou gerar arquivos.
Utilize para guardar contratos assinados ou não, termos, imagens, boletos, etc.

Podem ser inseridos arquivos .pdf, jpg, .bmp, entre outros.
Observação: para evitar inchaço no banco de dados, o GFIL não permitirá o armazenamento de arquivos acima de 500 KB. Se você tiver arquivos maiores que isso, converse com seu suporte para diminuir o tamanho do arquivo.

Os documentos deverão obrigatoriamente estar vinculados a um registro de cadastro ou movimento dos módulos abaixo:
- Cadastro de clientes;
- Cadastro de fornecedores;
- Cadastro de funcionários;
- Contas a receber;
- Contas a pagar;

O acesso a este módulo de documentos se dará sempre através do menu "Opções -> Armazenamento de Documentos Vinculados" do módulo ao qual o documento ficará vinculado.
Por exemplo, se você quer armazenar/vincular um documento a um cliente, acesse o cadastro de clientes, selecione o cliente desejado e aí acione o menu mencionado acima.

Você também poderá acessar este módulo através do menu "Utilidades -> Armazenamento de Documentos -> Manutenção". Este acesso é justamente para que o administrador possa fazer manutenção e/ou visualização de todos os documentos armazenados sem ter que acessar módulo por módulo. Nesta opção será possível listar todos os documentos, independentemente do módulo de origem. Será possível ainda excluir documentos e/ou visualizar/gerar arquivo. A inclusão não será possível.

Estando no módulo de armazenamento, a operacionalização é bastante simples. Inicie a inclusão de um documento, indique um nome de identificação, o tipo do documento (contrato, boleto...esse tipo de documento é para sua identificação futura, para você saber do que se trata aquele documento sem ter que necessariamente visualizá-lo). Em seguida clique no botão para buscar o arquivo a ser registrado.
O campo "Público", se marcado, fará com que esse arquivo fique disponível para todos os demais cadastros daquele módulo.
Um exemplo: você incluiu um documento vinculado ao cliente código 10. Se marcar a opção "Público", você poderá acessar este módulo com qualquer cliente selecionado lá no cadastro de clientes que o documento vai ser listado na tela. Se não marcar o checkBox público, o documento só será listado quando você acessar este módulo tendo selecionado o cliente que deu origem ao registro do documento.

Quando um registro original (cadastro de cliente, fornecedor, funcionário ou conta a receber/pagar) for excluído ou baixado, no caso de contas, o documento registrado aqui neste módulo, também será excluído, a não ser que tenha sido registrado como "Público".

Atenção: apesar do sistema não ter um bloqueio para a quantidade de registros a serem incluídos, é importantíssimo que você saiba que se usar essa opção para registrar todo e qualquer arquivo, poderá fácil e rapidamente gerar um "inchaço" no seu arquivo de dados, o que pode trazer transtornos e problemas de performance, principalmente na geração de backup, armazenamento, etc.
Portanto, use com bastante cautela e somente insira arquivos realmente importantes.